Εξωτερική ανάθεση (outsourcing) είναι η ανάθεση διαφόρων έργων ή υπηρεσιών μιας επιχείρησης σε εξωτερικές εταιρίες.
Το outsourcing είναι μια στρατηγική με την οποία ένας οργανισμός συνάπτει σημαντικές λειτουργίες με εξειδικευμένους και αποτελεσματικούς παρόχους υπηρεσιών οι οποίοι τελικά γίνονται εκτιμημένοι επιχειρηματικοί εταίροι. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εξωτερική ανάθεση συνεπάγεται τη μεταφορά εργαζομένων από την εταιρεία στην εξωτερική εταιρεία.
Γιατί είναι καλό το Outsourcing γιά την επιχείρηση μου;
1. Χαμηλό κόστος:
Ένας από τους πιο προφανείς λόγους για τους οποίους οι εταιρείες επιλέγουν το outsourcing οφείλεται στον παράγοντα κόστους. Ως οργανισμός, η αποδοτικότητα ως προς το κόστος είναι ο πιο κρίσιμος παράγοντας για τη βελτίωση του ισολογισμού μιας επιχείρησης. Το “χαμηλό κόστος, ποιοτικό προϊόν” είναι αυτό που πραγματικά αναζητούν οι εταιρείες. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα που πραγματοποιήθηκε από το London School of Economics (LSE), σχεδόν το 70% των επιχειρήσεων επιλέγουν το outsourcing λόγω του χαμήλου κόστους. Έτσι τώρα ξέρετε γιατί η βελτιστοποίηση του κόστους είναι τόσο σημαντική για την επιχείρησή σας σε όλες τις πτυχές.
2. Εξειδικευμένο εργατικό δυναμικό:
Όταν αναθέτετε την εργασία σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα έξοδα εκπαίδευσης και πρόσληψης. Απλά πρέπει να προσέξετε την ποιότητα των προηγούμενων έργων της εταιρείας outsourcing που επρόκειτο να επιλέξετε και το μισό της δουλειάς σας έχει ολοκληρωθεί. Κατά τη διάρκεια του outsourcing, έχετε πρόσβαση σε πιο εξειδικευμένο εργατικό δυναμικό με πολύ χαμηλό κόστος. Συνήθως φαίνεται ότι οι εταιρείες επιλέγουν την εξωτερική ανάθεση ως σημαντική πηγή για να αποκτήσουν πρόσβαση στην αξιοπιστία και τις δεξιότητες μιας επιχείρησης. Καθώς συμβάλλει στην επιλογή του καλύτερου εργατικού δυναμικού από αυτά που είναι διαθέσιμα.
3. Εξοικονόμηση χρόνου:
Λόγω του χειρισμού των μεγάλων έργων outsourcing, το Turnaround Time (TAT) είναι πολύ μικρότερο σε ένα έργο. Η εξωτερική εταιρεία έχει συγκεντρώσει την ισορροπία μεταξύ του κόστους και του χρόνου. Ως εκ τούτου, έχουν αποκτήσει διεξοδική εμπειρογνωμοσύνη κατά τέτοιο τρόπο ώστε η εργασία σας να ολοκληρωθεί πριν από την προθεσμία χωρίς συμβιβασμούς στην ποιότητα. Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα είναι ότι οι εταιρείες outsourcing λειτουργούν όλο το εικοσιτετράωρο για να κάνουν τη δουλειά σας. Καμία εταιρεία δεν θέλει να σπαταλήσει τον πολύτιμο χρόνο της, επομένως η αποτελεσματικότητα του χρόνου μπορεί να διατηρηθεί και να εξισορροπηθεί με τη βοήθεια του outsourcing.
4. Ταχύτερες και πολύ καλύτερες υπηρεσίες:
Δεδομένου ότι έχουν πλήρη επίγνωση της προηγμένης τεχνολογίας και των τελευταίων αλλαγών της βιομηχανίας πληροφορικής, είναι υποχρεωμένοι να σας παρέχουν τις καλύτερες υπηρεσίες με πολύ ταχύτερο ρυθμό από το πραγματικό επιθυμητό χρονικό πλαίσιο. Ο λόγος πίσω από αυτό είναι ότι βοηθά τις εταιρείες να επιτύχουν υπεραξία στην αγορά. Το outsourcing βοηθά στην παροχή βοήθειας 24/7 για πελάτες σας από οποιαδήποτε γωνιά του κόσμου και επιπλέον είναι πιο γρήγορη και πολύ αξιόπιστη.
5. Αυξημένη αποδοτικότητα & ευελιξία:
Αν ψάχνετε για επιθυμητή επέκταση και ευελιξία στα ωράρια εργασίας, τότε είναι πολύ καλή ιδέα να αναθέσετε την εργασία σας σε μια εξωτερική εταιρεία. Έτσι θα είστε σε θέση να έχετε υψηλή παραγωγή εργασίας, με έμπειρους διαχειριστές έργων που φροντίζουν προσωπικά το κάθε έργο.
6. Ευκαιρία να εστιάσετε σε σημαντικές δραστηριότητες:
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εταιρείες επιλέγουν το outsourcing να επικεντρωθεί περισσότερο στις κύριες επιχειρησιακές δραστηριότητές τους. Οι δραστηριότητες outsourcing εξαλείφουν το επιπλέον χρόνο που σας βοηθά να εστιάσετε περισσότερο στο ερευνητικό μέρος της δουλειάς σας. Σύμφωνα με τους παραπάνω λόγους είναι ξεκάθαροι ότι το outsourcing μειώνει πραγματικά το βάρος της επιχειρησιακής εργασίας.
7. Συνοχή και διαχείριση κινδύνων:
Περίοδοι υψηλού κύκλου εργασιών των υπαλλήλων μπορούν να προσθέσουν αβεβαιότητα και ασυνέπεια σε μια επιχείρηση. Το outsourcing παρέχει ένα επίπεδο συνοχής στην εταιρεία, μειώνοντας ταυτόχρονα τον κίνδυνο που θα μπορούσε να φέρει ένα χαμηλό επίπεδο εργασίας.
Ποιοί χρησιμοποιούν το Outsourcing?
Το outsourcing έγινε αρκετά δημοφιλής τη δεκαετία του 1990, όταν η εξοικονόμηση κόστους έγινε ένα μεγάλο ζήτημα για πολλές εταιρείες. Εκείνη την εποχή, οι πόροι που ανατέθηκαν σε εξωτερικούς συνεργάτες απαιτούνταν από μια εταιρεία, αλλά δεν είχαν αναγκαστικά μεγάλο αντίκτυπο στην κύρια δραστηριότητά της. Ένα μεγάλο κομμάτι από αυτά ήταν θέσεις εργασίας που σχετίζονταν με την εξυπηρέτηση πελατών που χειριζόταν μέσω τηλεφώνου. Και αυτό εξακολουθεί να υπάρχει σήμερα.
Ορισμένες από τις βασικές βιομηχανίες που έχουν αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες και συνεχίζουν να το κάνουν σήμερα περιλαμβάνουν τις χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, το λιανικό εμπόριο, την πληροφορική, τα φαρμακευτικά προϊόντα και την κατασκευή, καθώς και την τεχνολογία και το λογισμικό υπολογιστών.
Απαιτήσεις για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα Outsourcing:
Παλαιότερα, η μείωση του κόστους και του αριθμού των εργαζομένων ήταν οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για την ανάθεση σε τρίτους. Σήμερα, οι λογοί είναι συχνά πιο στρατηγικοί και επικεντρώνονται στην πραγματοποίηση εσωτερικών δραστηριοτήτων προστιθέμενης αξίας, όπου ένας οργανισμός μπορεί να αξιοποιήσει τις βασικές του ικανότητες. Οι κρίσιμοι τομείς για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα outsourcing περιλαμβάνουν:
- Σαφήνεια όσον αφορά τους στόχους της εταιρείας
- Ένα στρατηγικό όραμα και σχέδιο
- Επιλογή προμηθευτή
- Διαχείριση σχέσεων
- Ορθώς διαρθρωμένες συμφωνίες υπεργολαβίας και προμηθευτών
- Ανοικτή επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη
- Υποστήριξη και συμμετοχή της ανώτατης ηγεσίας
- Μεγάλη προσοχή σε θέματα προσωπικού
- Βραχυπρόθεσμη χρηματοοικονομική αιτιολόγηση
Ας εμβαθύνουμε λίγο περισσότερο σε δύο από αυτές τις απαιτήσεις: την ανοικτή επικοινωνία και την εκτελεστική υποστήριξη ανώτατης ηγεσίας.
Ανοικτή επικοινωνία
Η ανοικτή επικοινωνία και η εκτελεστική υποστήριξη είναι ιδιαίτερα σημαντικές για μια επιτυχημένη διαδικασία outsourcing. Επιπλέον, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ένα λειτουργικό Συμφωνητικό Επιπέδου Υπηρεσίας (SLA), το οποίο είναι ανοιχτά διαθέσιμο, σε όλο το προσωπικό.
Όποια και αν είναι η έκβαση της ρύθμισης του outsourcing, η διαχείριση της αλλαγής είναι θεμελιώδης για την επιτυχία του προγράμματος. Η αξιολόγηση των απαιτήσεων των ενδιαφερομένων είναι το πρώτο μέρος αυτής της διαδικασίας και η ύπαρξη ανοικτών διαύλων επικοινωνίας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου είναι ζωτικής σημασίας. Όλοι οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία.
Εκτελεστική υποστήριξη
Οι στρατηγικοί στόχοι, όπως οι πρωτοβουλίες του outsourcing, πρέπει να προέρχονται από το ανώτερο κλιμάκιο μιας επιχείρησης. Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να διατυπώσει τους στόχους και να ανακοινώσει πώς η διαδικασία θα ωφελήσει τον οργανισμό.
